Van papieren bon naar transport-app

AquaMinerals coördineert jaarlijks een kleine 10.000 transporten voor haar participanten. Inclusief administratie en facturatie. Van oudsher gebruiken we hiervoor zogenoemde transportbonnen. Een traag en foutgevoelig proces. Dat kan anders.

Voor een goede afhandeling moet van elk transport de herkomst, bestemming, transporteur, nettogewicht, datum en lading bekend zijn, in veel gevallen is dat zelfs wettelijk verplicht. Deze gegevens worden op een transportbon ingevuld en elke partij in de leverketen krijgt hiervan een doordruk. Dit vergt natuurlijk veel administratieve inspanningen, niet alleen van AquaMinerals, maar van alle partners. Soms zijn de doordrukken soms niet leesbaar of wordt er verkeerd overgetikt, wat tot een behoorlijke foutkans leidt. Bovendien is het tijdrovend, het duurt vaak vele weken voordat alle bonnen op de juiste plek zijn, netjes gesorteerd en ingevoerd. Veel te lang natuurlijk.

Dit past niet meer in deze tijd. Toch is het digitaliseren van deze informatie makkelijker gezegd dan gedaan. Er moet nog steeds worden voldaan aan de wettelijke eisen, de partners in de keten hebben vaak verschillende systemen en het alternatief moet eenvoudig in het gebruik zijn. In de afgelopen jaren hebben we onze ICT-infrastructuur aangepast om de interne informatiestromen te verbeteren en de participanten online inzicht te geven in de geld- en goederenstromen. Een logisch vervolg was de ontwikkeling van een transport-app.  Hiermee kan AquaMinerals vanaf kantoor transporten en orders klaarzetten; de betreffende transporteur kan na het transport alle gegevens invoeren op een smartphone. De data worden direct in de database ingevoerd, wat de afhandeling flink versnelt.

We hebben de app in het afgelopen jaar getest samen met transporteur Mertrans uit Beverwijk. Metrans is al jarenlang bij AquaMinerals betrokken en vervoert vooral kalkkorrels. In november is het gebruik geëvalueerd. Hieruit bleek dat het systeem in de meeste gevallen prima functioneert. Echter, wanneer een veld verkeerd of dubbel wordt ingevoerd, levert dit ‘aan de achterkant’ zo veel herstelwerk op, dat het voordeel van de digitalisering teniet wordt gedaan. De komende tijd gaan we met onze partners aan de slag om (de kans op) fouten te voorkomen. Zodra het systeem naar tevredenheid werkt, rollen we het uit naar andere stoffen en transporteurs.

Van papieren bon naar transport-app

AquaMinerals coördineert jaarlijks een kleine 10.000 transporten voor haar participanten. Inclusief administratie en facturatie. Van oudsher gebruiken we hiervoor zogenoemde transportbonnen. Een traag en foutgevoelig proces. Dat kan anders.

Voor een goede afhandeling moet van elk transport de herkomst, bestemming, transporteur, nettogewicht, datum en lading bekend zijn, in veel gevallen is dat zelfs wettelijk verplicht. Deze gegevens worden op een transportbon ingevuld en elke partij in de leverketen krijgt hiervan een doordruk. Dit vergt natuurlijk veel administratieve inspanningen, niet alleen van AquaMinerals, maar van alle partners. Soms zijn de doordrukken soms niet leesbaar of wordt er verkeerd overgetikt, wat tot een behoorlijke foutkans leidt. Bovendien is het tijdrovend, het duurt vaak vele weken voordat alle bonnen op de juiste plek zijn, netjes gesorteerd en ingevoerd. Veel te lang natuurlijk.

Dit past niet meer in deze tijd. Toch is het digitaliseren van deze informatie makkelijker gezegd dan gedaan. Er moet nog steeds worden voldaan aan de wettelijke eisen, de partners in de keten hebben vaak verschillende systemen en het alternatief moet eenvoudig in het gebruik zijn. In de afgelopen jaren hebben we onze ICT-infrastructuur aangepast om de interne informatiestromen te verbeteren en de participanten online inzicht te geven in de geld- en goederenstromen. Een logisch vervolg was de ontwikkeling van een transport-app.  Hiermee kan AquaMinerals vanaf kantoor transporten en orders klaarzetten; de betreffende transporteur kan na het transport alle gegevens invoeren op een smartphone. De data worden direct in de database ingevoerd, wat de afhandeling flink versnelt.

We hebben de app in het afgelopen jaar getest samen met transporteur Mertrans uit Beverwijk. Metrans is al jarenlang bij AquaMinerals betrokken en vervoert vooral kalkkorrels. In november is het gebruik geëvalueerd. Hieruit bleek dat het systeem in de meeste gevallen prima functioneert. Echter, wanneer een veld verkeerd of dubbel wordt ingevoerd, levert dit ‘aan de achterkant’ zo veel herstelwerk op, dat het voordeel van de digitalisering teniet wordt gedaan. De komende tijd gaan we met onze partners aan de slag om (de kans op) fouten te voorkomen. Zodra het systeem naar tevredenheid werkt, rollen we het uit naar andere stoffen en transporteurs.

Menu